Sluk for det sløve intranet, og engagér dine medarbejdere med EXP
I denne artikel undersøger jeg, hvordan man kan arbejde med transformationen fra de traditionelle intranet til en platform, der kan bruges til at engagere medarbejderne og skabe værdi for virksomheden. Jeg tager udgangspunkt i idéen bag udviklingen af Employee Experience Platforms (EXP), der netop fokuserer på brugernes behov. Tanken er, at et redesign af organisationers kommunikationskanaler er gavnlig, idet et manglende fokus på at samle it-systemerne er med til at skade den interne kommunikation.
Jeg har efterhånden stiftet bekendtskab med mange forskellige intranet, og fællesnævneren er desværre, at de ikke altid løser den problemstilling, som de er sat til at løse. Som oftest ender virksomhedens intranet med at blive en række meget lukkede systemer, der mister kontakten med de medarbejdere, som de gerne skulle servicere. Årsagen er både intranettenes opbygning og de traditioner for intern kommunikation, der i forvejen er grundlagt i virksomheden.
Efterhånden som stadig flere arbejdsopgaver digitaliseres, virker det, som om vi har glemt intranettet, hvilket kommer til udtryk i et intranet, der sjældent får den nødvendige opmærksomhed. En åbenlys mulighed for at engagere medarbejderne og skabe en platform, hvor der er mulighed for videndeling, der motiverer i hverdagen, overses. Sagt på en anden måde, tyder det på, at intranettet er det sidste, man vedligeholder, og det sidste man har fokus på, når der løbes stærkt i afdelingerne. Skal det give mening med udviklingen af en digital arbejdsplads, skal virksomheden udarbejde en digital strategi, der ikke blot indeholder en traditionel intranetplatform, men som også tager hånd om overgangen til et brugergenereret indhold. Der bør være fokus på brugernes mulighed for at finde informationer, men også et stærkt fokus på at understøtte den enkelte medarbejder i hverdagen.
I øjeblikket oplever jeg, at der oprettes grupperinger på mange forskellige platforme, og dermed flyttes kommunikationen ud på fx Facebook eller over til Google. Her opretter medarbejderne deres egne samtalerum, hvor de kan dele informationer uden for virksomhedens normale rammer, og kommunikationen flyttes dermed over på underholdningsmedier. Kommunikationen mudres, eftersom medarbejderne skriver ud fra de konventioner, der findes på de pågældende medier. Udsagn, der bliver skrevet på fx Facebook, ville medarbejderen højst sandsynligt aldrig formulere på samme måde, på hhv. intranettet eller i en mail. Mediet er med til at diktere tonen og seriøsiteten i vores kommunikation. Selvom man indfører en digital platform på arbejdspladsen, er det meget svært at flytte kommunikationen tilbage til arbejdspladsen, hvis de eksterne fora allerede eksisterer.
En vigtig pointe i ovenstående er derfor, at når kommunikationen først er etableret på eksterne sider, kan det både være svært at håndtere som virksomhed og også svært at ændre igen. Kommunikationslandskabet ender med at blive fragmenteret, medmindre der gøres en aktiv indsats for at få de forskellige praksisfællesskaber til at samarbejde.
Overgangen fra det traditionelle intranet til EXP
I det nedenstående skema vises forskellen mellem de traditionelle intranet og EXP. Det fremgår desuden, hvordan fokusset ændres, når virksomheden overgår til EXP. Oversigten skal ses som en række steps, man løbende kan udvikle. Det er ikke en proces, der sker fra den ene dag til den anden.
Empowerment er et centralt element i EXP, hvor medarbejderen gennem et brugercentreret dashboard har mulighed for at være mere produktiv. Det muliggøres bl.a. ved anvendelsen af automatiserede værktøjer, hvor målet er, at informationer er tilpasset den enkelte medarbejder. Et eksempel kan være, når medarbejderen bliver bedt om at udfylde ferieplanen. I den situation bør ferieplanen ligge på forsiden, fremfor at være gemt i en undermenu blandt mange andre filer. Når den er udfyldt, flyttes den tilbage i arkivet, og den kan altid hentes frem igen. Når den efterfølgende godkendes, aktiveres en række afledte processer. Målet er at ændre medarbejdernes brug af intranettet til push- i stedet for en pull-strategi. Medarbejderen bruger således ikke tid på at finde disse informationer. Teknologien hjælper derimod med at servicere medarbejderen med aktuelle og relevante informationer.
I enhver virksomhed er der et hav af mulige kommunikationskanaler, der efterhånden er blevet implementeret. SMS, apps, e-mail, sociale medier, intranet, hjemmesider osv. Det betyder også, at den enkelte medarbejder skal følge med på de mange forskellige platforme, hvor der kommunikeres, og tillige forholde sig til forventninger om svar. Det kræver vedligeholdelse af både data og den struktur, der leveres til brugerne. Der skal træffes nogle valg for at strømline kommunikationsflowet i virksomheden, og dermed sikre at ingen kanaler bliver overbebyrdede.
Et af de områder, der er svært at arbejde med, er håndtering af virksomhedens dokumenter. EXP lægger op til at man kan lave kollaborativ dokumentredigering, hvilket er med til at give nye muligheder for at udnytte de forskellige teams kompetencer. Samtidig undgår man dokumenter, som flyttes rundt mellem forskellige medarbejdere. Derimod er dokumentet asynkront og tilgængeligt, når brugeren er klar, og det ligger ikke gemt i en eller anden mailboks, hvor modtageren har glemt det. Versioneringen gør det muligt at udgive dokumentet med det samme, men også at vende tilbage til tidligere udgaver af dokumentet.
At have en velfungerende EXP giver også mulighed for at tilpasse virksomhedens onboarding-strategi af nye medarbejdere. Der kan tilrettelægges digitale kurser, som medarbejderen skal igennem, og efterhånden som medarbejderen avancerer, åbnes der op for flere funktioner i platformen. Hele målet med EXP er, at medarbejderne bliver mere informerede og engagerede i deres arbejdsplads, samtidig med at informationer ikke drukner i informationshavet.
Det kræver resurser og en masse arbejde. Men etableringen af en platform, der understøtter de nye muligheder, der ligger i web 2.0, giver mulighed for at styrke informationsflowet i hele virksomheden. At have et velfunderet EXP bliver også noget, som medarbejderne kommer til at efterspørge på lige fod med frokostordninger og sygeforsikringer - simpelthen fordi det letter dagligdagen for den enkelte. Derfor er min opfordring: Brug skemaet, og sammenlign med det, I gør lige nu. Måske er det på tide at give det triste intranet et remake?
Kilder
The Employee Experience Platform: A New Category Arrives
Build a Next-Generation Digital Workplace: Transform Legacy Intranets to Employee Experience Platforms af Shailesh Kumar Shivakumar
